Problemfall „Arbeitszeit über Tagesgrenzen hinweg erfassen“

Sind Sie im Servicebereich tätig oder gehören der Berufsgruppe an, die in Schichten arbeitet? Dann hatten Sie sicher schon einmal das Problem, dass Sie ihre Arbeitszeit nicht so einfach eintragen konnten, wenn Sie über Mitternacht hinaus gearbeitet haben. Warum ist Mitternacht so besonders? Das Rechnen der Arbeitszeiten ist komplizierter, wenn Zeiten innerhalb einer Zeitspanne plötzlich wieder auf Null gesetzt werden. Beim Stempeln kommt erschwerend hinzu, dass die Stempeluhr entscheiden muss, zu welchem Arbeitstag ein Stempeleintrag gehört. Wird gestempelt, nimmt die Stempeluhr typischerweise die aktuelle Uhrzeit sowie das aktuelle Datum und die Information, ob gerade gearbeitet wird, um zu entscheiden was zu tun ist.

Im Beispiel sieht das wie folgt aus:
Angenommen heute ist Montag, der 16. Juni 2014 12:30 Uhr und Bruno Müller kommt aus der Mittagspause. Er betätigt die Stempeluhr. Diese erkennt, dass Herr Müller gerade nicht gearbeitet hat. Sie legt mit den gegebenen Daten einen neuen Stempeleintrag am Montag, den 16. Juni 2014 mit einer Startzeit von 12:30 Uhr an. Um 16:30 Uhr beendet Herr Müller seine Arbeit, betätigt die Stempeluhr erneut und geht nach Hause. Die Stempeluhr erkennt, dass er gerade gearbeitet hat und aktualisiert die Endzeit des letzten Stempeleintrags. Über den Verlauf eines Tages entsteht so eine Liste von Stempeleinträgen, die die tatsächliche Arbeitszeit widerspiegelt. Diese Liste könnte wie folgt aussehen:

Am darauffolgenden Tag könnten die Arbeitszeiten analog aussehen:

Das Beispiel zeigt, dass dieses Vorgehen gut funktioniert. Doch was passiert, wenn wir die Arbeitszeit von Claudia Kramer betrachten? Sie ist im Service einer Bar tätig und arbeitet normalerweise von 19:30 Uhr bis 4:00 Uhr. Würde ihre Stempeluhr genau wie die von Herrn Müller funktionieren würden folgende Arbeitszeiten entstehen:

Diese Darstellung der Arbeitszeiten ist bestenfalls verwirrend und im Normalfall schlicht falsch. Es würde zu falschen Ergebnissen kommen, wenn das System die Einhaltung der gesetzlich geregelten Pausenzeit (§4 ArbZG) überprüft.

Ein gutes Zeiterfassungssystem ordnet Stempeleinträge immer einem Arbeitstag zu. Dieser muss nicht immer von 0:00 Uhr bis 23:59 Uhr gehen. Würde die Stempeluhr im Fall von Claudia Kramer eine Arbeitstag von 11:30 Uhr bis 11:29 Uhr des darauffolgenden Tages benutzen, würden die Arbeitszeiten wie folgt aussehen:

Das wäre die erwartete Darstellung der Arbeitszeit. In diesem Fall würden alle Überprüfungen, die sich auf den Arbeitstag beziehen, korrekt funktionieren. Es stellt sich die Frage, wie ein Arbeitstag bestimmt wird und wie dem System mitgeteilt werden kann, dass ein Arbeitstag an einem gegebenen Datum gilt.

Diese Frage ist nicht einfach zu beantworten, da die Antwort maßgeblich vom eingesetzten System abhängt. Bei der Zeiterfassung von CheroKey, dem einfachen Betriebsorganisations-System von softwareinmotion, muss diese Einstellung nicht vom Benutzer vorgenommen werden.

In der Stempeluhr wird der Arbeitstag dynamisch auf Basis des Arbeitszeitmodells des Benutzers berechnet. Wie das genau funktioniert soll anhand der Arbeitszeiten von Claudia Kramer erklärt werden. Sobald am Montag um 19:30 Uhr gestempelt wird, überprüft CheroKey, ob die aktuelle Uhrzeit noch im letzten Arbeitstag liegt. Ist dies nicht der Fall konstruiert CheroKey einen neuen Arbeitstag. Dazu wird der neue Arbeitstag mit dem aktuellen Datum verbunden. Anschließend wird die Soll-Arbeitszeit des Mitarbeiters an diesem Tag in den Tag eingepasst, sodass sie am Anfang des ersten Stempeleintrags beginnt.

Im Anschluss daran werden die exakten Grenzen des Arbeitstages ermittelt. Dazu wird der Teil der Zeit des Arbeitstages berechnet, an dem nicht gearbeitet wird und in gleichen Teilen zum Beginn und Ende der Soll-Arbeitszeit eingefügt.

Die Überprüfung, ob ein folgender Stempeleintrag zu diesem Arbeitstag gehört beschränkt sich dann auf eine Überprüfung, ob die Startzeit in die gegebene Zeitspanne fällt.

Im Beispiel oben ist eindeutig, dass die zweite Stempelzeit (2) zum Arbeitstag vom 12. Juni 2014 gehört. Im Beispiel unten liegt die dritte Stempelzeit (3) nicht mehr im Arbeitstag vom 12. Juni 2014 sondern im Arbeitstag vom 13. Juni 2014.

In CheroKey wird dies in der Stundenübersicht wie folgt dargestellt:

Und in der Stempeluhr finden sich die detaillierten Einträge für den entsprechenden Tag:

Die Automatismen in CheroKey, wie die automatische Urlaubs- und Gleitzeitberechnung oder die Berücksichtigung von Krankheitstagen bei der Erfassung von Arbeitszeiten basieren auf dem jeweiligen Arbeitstag. Dies macht die Zeiterfassung über Tagesgrenzen hinweg einfacher. Für das Management wird die Gehaltsabrechnung zum Kinderspiel. Aufgrund der übersichtlichen Darstellung treten weniger Fehler und Rückfragen auf – sowohl aus Sicht der Mitarbeiter als auch aus Sicht der Führungskräfte. Somit haben die Personen aus dem Management mehr Zeit für Führungsaufgaben.