Herzstück der Arbeitszeiterfassung: das Arbeitszeitmodell

Viele Firmen bieten ihren Mitarbeitern flexible Arbeitszeiten an. Dabei wird meist eine Kernarbeitszeit hinterlegt wie z.B. Mo-Mi von 08:00 – 15:00 Uhr und Do-Fr von 08:00 -12:00 Uhr. Bei anderen wiederum werden nur die zu leistenden Wochenstunden wie z.B. 40 Stunden angegeben. Hier ist es dann nicht so wichtig wann diese Stunden abgearbeitet werden. In einem Zeiterfassungssystem werden diese Arbeitszeiten als Arbeitszeitmodelle hinterlegt kurz AZM.

Das AZM wird in der Zeiterfassung sowie in der Urlaubsverwaltung dringend benötigt. Denn es ist wichtig wie sich diese Wochenstunden zusammensetzen. Hat jeder Tag gleich viele Stunden? Gibt es Tage an denen weniger gearbeitet wird, wie zum Beispiel nur halbtags.

In der Urlaubsverwaltung hilft das Arbeitszeitmodell bei der Berechnung der zu genehmigenden Urlaubstage.

Für jemanden dessen Tage in einer Arbeitswoche immer dieselbe Dauer haben z.B. Mo-Fr jeweils 8 Stunden kann die Urlaubsdauer recht einfach in Tagen angegeben werden. Allerdings sollte die Urlaubsdauer immer in Stunden berechnet werden. Denn für jemanden der von Mo-Do 7 Stunden arbeitet aber freitags nur 3 Stunden kann keine Berechnung in Tagen erfolgen. Würde der Urlaub hier tagesweise berechnet hätte ein Urlaub am Donnerstag einen höheren „Wert“ als einer am Freitag. Allerdings beantragen viele Mitarbeiter ihren Urlaub für einen Bestimmten Zeitraum und denken dabei in Tagen und nicht in Stunden. Aus diesem Grund werden die ausgerechneten Stunden über die Daten des AZM wieder in Tage zurückgerechnet. Ohne das AZM könnte man hier weder eine Unterscheidung treffen noch eine Umrechnung erstellen.

In der Zeiterfassung ist das Arbeitszeitmodell ausschlaggebend für die täglichen Sollstunden und die Gleitzeitberechnung eines Mitarbeiters.

Möchte ein Mitarbeiter dauerhaft einen freien Tag haben um sich fortzubilden oder um mehr Zeit mit seiner Familien zu verbringen, muss das AZM gegebenenfalls verändert werden. Hierfür müssen viele Werte neu berechnet oder angepasst werden. Alle zukünftigen Urlaubsanträge, egal ob sie schon genehmigt oder noch offen sind, müssen neu berechnet werden. Außerdem wird der Resturlaub passend zum neuen AZM erhöht oder gesenkt. Die Sollarbeitszeit für bereits eingetragene Arbeitszeiten muss angepasst werden was auch eine Neuberechnung der Gleitzeit nach sich zieht. Wenn der Mitarbeiter jetzt auch noch in Schichten arbeitet, bei denen die Arbeitszeiten über Tagesgrenzen hinweg gehen, werden die Berechnungen um ein Vielfaches aufwändiger.

Wie Sie sehen ist das Arbeitszeitmodell das Kernstück der Urlaubs- und Zeitverwaltung und darf auf keinen Fall unterschätzt werden. CheroKey unterstützt bei der Verwaltung der AZM und führt die nötigen Berechnungen und Korrekturen selbständig durch. Über eine Historie lassen sich alle Veränderungen transparent nachvollziehen.