Ein Blick hinter die Kulissen

Meist beginnt die Idee für eine Ergänzung mit einem Support Ticket oder mit einem Gespräch mit einem potentiellen Kunden. Die Basis ist meist, dass CheroKey noch nicht hundertprozentig den vonhandenen Workflow abbilden kann.

In einem Verkaufsgespräch mit einer Gemeinde stellte sich heraus, dass es für manche Mitarbeiter schwierig ist, ihre Arbeitszeit auf die korrekten Zeitkonten zu verbuchen. Im konkreten Fall ging es um die Erfassung der Aufwände, die dem Bauhof bei der Instandhaltung der Gemeinde entstehen. Die Bauhofmitarbeiter bekamen vom Bauhofleiter die Aufgaben zugeteilt, welche vom Rathaus übermittelt wurden. Die Mitarbeiter des Bauhofs konnten aber nicht wissen wie ihre Arbeitszeit in der Verwaltung verbucht wird. Den erwünschten Einblick, den CheroKey bieten soll war somit nicht alltagstauglich umsetzbar.

Das CheroKey-Team hat sich dieser Problematik angenommen und eine Aufgabensteuerung ersonnen. Zu beginn der Analyse stand die Erzählung des Workflows aus dem Verkaufsgespräch.

Aus diesem Workflow wurden folgende Probleme erkannt:

1. Die Kämmerei definiert die Verschiedenen Kostenstellen in der Gemeinde
2. Die Sekretärin sammelt und koordiniert die Aufgaben mit dem Bauhofleiter
3. Der Bauhofleiter koordiniert die anstehenden Aufgaben mit seinen Mitarbeitern
4. Die Bauhofmitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit im Gesamten, aber wie lange für welche Kostenstelle gearbeitet wurde wird derzeit nicht erfasst
5. Das Wissen, welche Aufgabenart auf welche Kostenstelle abgerechnet wird ist nur in der Kämmerei vorhanden

Das Ergebnis dieses Workflows ist es, dass es keine Möglichkeit gibt, mithilfe dieses Prozesses belastbare Aussagen darüber zu treffen, wie die Arbeit des Bauhofes in der Gemeinde umgelegt werden kann.

Ein Lösungsvorschlag des CheroKey-Teams sieht wie folgt aus:

Die Kämmerei pflegt die Projekte und Zeitkonten für die Gemeinde und erstellt Aufgabenvorlagen die mit den entsprechenden Projekten und Zeitkonten verknüpft sind. Das Sekretariat nutzt diese Vorlagen um die konkreten Aufgaben an den Bauhof zu übermitteln. Diese Aufgaben werden ebenfalls im System abgelegt.

Der Bauhofleiter weist diese Aufgaben dann seinen Mitarbeitern zu und diese arbeiten die Aufgaben ab. Zusätzlich stempeln sie ihre Arbeitszeit nicht mehr einfach so, sondern wählen beim Stempeln die entsprechende Aufgabe aus. CheroKey kann dann die Verbindung zwischen Projekten, Zeitkonten und der angefallenen Aufgabe ermitteln und die Kämmerei kann auswerten, wo die Aufwände des Bauhofs anfallen.

Dieser Workflow wurde dann der Gemeinde vorgestellt und die Umsetzung geplant.