Zeitmanagement Beruf und Familie - Leben und Arbeiten zwischen Kita & Büro
Flexible Arbeitszeiten haben in der heutigen Arbeitswelt eine hohe Bedeutung. Das Teilzeit-Modell spielt oftmals für Familien eine entscheidende Rolle. Ein Erfahrungsbericht über Praxis und Theorie.
Flexibilität auf dem Prüfstand
New Work, digitaler Wandel, Aufbruch alter Strukturen, work-life-balance – alle diese Schlagwörter werden aktuell vielfach unter dem Stichwort Arbeiten 4.0 eingeordnet. Die Forderung der Arbeitnehmer auf mehr Selbstbestimmung im Arbeitsleben bestimmt den Wandel der Arbeitswelt maßgeblich mit. Befasst man sich mit dieser Thematik, landet man über kurz oder lang beim Stichwort „Flexibilität“1. In der aktuellen Arbeitswelt ist dieses Stichwort ein feststehender Begriff – sowohl auf der Arbeitnehmer- wie auch der Arbeitgeberseite vielfach verwendet. Welchen hohen Stellenwert und welch große Bedeutung flexible Arbeitszeiten2 im Arbeitsalltag für viele Familien und insbesondere Arbeitnehmerinnen (wie mich) hat, davon berichte ich in diesem Artikel: Ein persönlicher Erfahrungsbericht über die täglichen Herausforderungen, Arbeit & Familie, in „guten wie in weniger guten Tagen“, erfolgreich zu meistern.
Wer hier schreibt und wie mein Berufs- und Arbeitstag aussieht
Seit meiner Rückkehr aus der Elternzeit unterstütze ich unseren Vertrieb. Viele meiner Tätigkeiten in meinem Beruf sind projektbasiert. Die Vielfalt der Aufgaben im Vertrieb bringen außerdem Abwechslung und Spannung in meinen Beruf – was ich sehr schätze. Eine ganz normale, alltägliche Woche, mit zwei berufstätigen Eltern, Kinder & Kegeln, sieht bei meiner Familie folgendermaßen aus: Als Mutter von drei Kindern (2, 3 und 15 Jahre) arbeite ich aktuell in Teilzeit. Um dem Familienleben und meiner Arbeit im Unternehmen gerecht zu werden, ist ein Arbeitszeitmodell von 20 Stunden pro Woche für mich persönlich derzeit ein gutes Maß. In Absprache mit meinem Team und bedingt durch die Arbeitstage meiner besseren Hälfte, arbeite ich aktuell Dienstags und Mittwochs, sowie Freitags. So sind aktuell meine Stunden auf diese Tage in unserem Zeiterfassungssystem verteilt. An diesen Tagen werden die Kinder von Papa versorgt und umgekehrt von mir an meinen „freien“ Tagen Montags und Donnerstags. Dass „frei“ natürlich nicht gleich frei bedeutet, à la „das bisschen Haushalt macht sich von allein“ – versteht sich bei einer fünfköpfigen Familie von selbst. Es gibt sie zum Glück, diese „normalen“ Tage, manchmal auch Wochen, an denen alles funktioniert, alles rund läuft. .... Und dann gibt es Tage – oder leider auch manchmal Wochen – da läuft es dann ganz und gar nicht rund ...
Von Normalbetrieb auf Ausnahmezustand
Das Ausmaß fieberroter Bäckchen des Nachwuchs oder wahlweise auch gerne die drei Worte „mir ist schlecht“ morgens beim Aufstehen auf den „normalen“ Arbeits-und Familienalltag - in Familien, in denen beide Elternteile arbeiten oder noch belastender bei Alleinerziehenden, stellt das den Normalbetrieb ganz schnell auf Ausnahmezustand um. In Haushalten mit Kindern sind solche Situationen keine Seltenheit. Nicht jeder hat das Glück, eine Oma oder einen Opa auf Abruf bereit zu haben, der auf die kranken Kleinen aufpassen kann. Mancher Zustand der Kinder lässt das erst gar nicht zu. Als Eltern, insbesondere kleinerer Kinder, ist kein Tag wie der andere – man selbst muss flexibel sein, und man braucht eine Umwelt, die Familien flexibel unterstützen. Allem voran spielt hier der Arbeitgeber und die Rahmenbedingungen im Unternehmen eine wichtige Rolle. Wie oft ich bereits unglaublich froh darüber war, diese Voraussetzungen zu haben und auf ein großes Verständnis meines Vorgesetzen und auch meiner Kollegen zu stoßen – unbezahlbar.
In Betrieb: Plan B
Wie läuft dann also einer dieser unplanmäßigen Tage ab? Auf die Schnelle kann zum einen oft kein Babysitter gefunden werden, zum anderen sind die Kleinen am Besten bei Mama oder Papa aufgehoben, wenn es ihnen nicht gut geht. In der Arbeit Bescheid geben, ich kann heute nicht kommen, alles geklärt. Und meine Arbeit??? Der Plan B zum normalen Arbeitstag: die Arbeit über den Tag hinweg verteilen. Dank unserer flexiblen Zeiterfassung kann ich meine Stunden via digitaler Stempeluhr erfassen. Wenn ich meine Arbeit beginne, erfasse ich die Zeiten mit dem Starten und Stoppen der Stempeluhr. Gerade an diesen Tagen, an denen ich die Arbeit öfters unterbreche, bin ich dankbar für die Eingabemöglichkeit über die Stempeluhr. Natürlich kann es auch passieren, dass ich an Tagen wie diesen weniger arbeiten kann – kranke Kinder brauchen Ruhe, Zeit und Zuwendung. Durch das volle Gleitzeitmodell nehme ich meine (in diesem Fall) Minusstunden mit in den nächsten Tag oder auch die nächsten Tage. Wenn zuhause alles wieder auf Normalbetrieb läuft, können sie einfach aufgearbeitet oder entsprechend mit Überstunden ausgeglichen werden. Dass wir flexibel auf den außerplanmäßigen Alltag reagieren können, verschafft uns die Zeit, die folgenden Tage in Ruhe planen zu können.
Zum Glück keine Excel-Sheets
Über unsere Lösung für die Erfassung der Arbeitszeit bin ich unglaublich froh. Ich kann mich noch gut erinnern, als ich Arbeitszeiten noch mit Excel erfasst habe. Auf Zettel Arbeitszeiten und Pausen notieren, dann in Excel übertragen und am Ende des Monats bei den Personalverantwortlichen abgeben. In der Zwischenzeit habe ich mich so daran gewöhnt, Zeiterfassung einfach nebenher zu machen. Zum Glück muss ich mir über das ausfüllen von Excel-Vorlagen keine Gedanken mehr machen und spare mir diesen Aufwand ein.
Planmäßiger Ablauf: (fast) just – in – time
Ein planmäßiger Morgen im Gegensatz zum regelmäßigen Ausnahmezustand sieht exemplarisch bei uns übrigens in etwa so aus: Nach allem, was morgens so ansteht (waschen, anziehen, frühstücken) - kann man bei den Kleinen, bis sie tatsächlich fertig sind um den Kindergarten anzusteuern, schon mal ins Schwitzen kommen. Dann schnell losgedüst – und hoffentlich Geduld für die nächste Etappe eingepackt. Denn es kann dauern, bis sie tatsächlich bereit sind, sich zu verabschieden. Man sitzt dann wahlweise am Maltisch oder in der Puppenecke des Kindergartens und beäugt etwas nervös die Uhr. Beruhigend, dass ich Gleitzeit habe, und mir die fünfzehn Minuten nehmen kann. Abends hänge ich diese Zeit einfach dran – auch hier bin ich dankbar für mein flexibles Arbeitszeitmodell und unsere Zeiterfassungssoftware, die eine flexible Arbeitszeit problemlos unterstützt. An meinen „ganz normalen“ Arbeitstagen erfasse ich meine Zeiten im Büro in der Regel nicht mit der Stempeluhr, sondern über den herkömmlichen Stundenzettel – kommen, gehen, Pause – fertig!
Flexibilität mit einer flexiblen Zeiterfassungssoftware
Es ist um ein vielfaches einfacher, wenn ein transparenter Rahmen durch eine Zeiterfassungssoftware gegeben ist, den man aber wenn nötig flexibel ausdehnen oder bei Bedarf auch ändern kann. Ein Beispiel: Meine bessere Hälfte ist von Beruf Lehrer. Somit hat er regelmäßig „unterrichtsfreie Zeit“, sprich also Ferien. Für uns in der Familie heißt das, dass er in diesen Zeiten, sofern ich nicht auch gerade Urlaub habe, die Kinder betreut. Das ermöglicht mir mehr Freiheit für meine Arbeitszeiten. Oft handhabe ich es dann so, dass ich meine Arbeitstage und freie Tage blocke – was schön für das Familienleben ist, oder, wenn ein arbeitsintensives Projekt ansteht, ein paar mehr Stunden in der Arbeit verbringe. Absprachen über entsprechende An- und Abwesenheiten mit Vorgesetzen, meinen Kollegen und meinem Team erklären sich natürlich von selbst. Arbeitszeiten sollten sich natürlich nicht gesetzlichen Regelungen widersprechen: Rechtliche Aspekte des Arbeitszeitgesetzes, wie z.B. Pausenregelungen sind in unserer Zeiterfassungssoftware hinterlegt, und weisen auf eine Missachtung der jeweiligen Regelung hin.
Arbeiten 4.0 – Chance auch für Familien
Eine weitere Thematik des Arbeiten 4.0 die oft auch im Zusammenhang mit flexiblen Arbeitszeiten genannt wird, ist zum Beispiel das Trend-Thema Home Office. Für mich und meine Familie zum Beispiel ist die Möglichkeit, ab und dann von Zuhause aus zu Arbeiten eine super Alternative. Durch die relativ freie Einteilung meiner Arbeitszeit können auch private Termine, wie Arzttermine oder Kindergarten- und Schulveranstaltungen in den Berufstag integriert werden. Das Familienleben profitiert davon definitiv – auch wenn es beim Thema Home Office andere Aspekte gibt, die zu beachten sind. Der Zeit noch etwas hinterher hinkt aktuell noch die Gesetzgebung – noch ist der spürbare Wandel noch nicht in gelockerten Arbeitsrechtsgesetzen angekommen.
Flexibel auf verschiedene Lebenssituationen von Familien eingehen
Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, entsprechenden Rahmenbedingungen und entsprechenden Lösungen für die Zeiterfassung können Familien enorm vom Arbeitgeber unterstützt werden3. Leider ist das (noch?) keine Selbstverständlichkeit und insbesondere Familien werden durch starre Arbeitszeitmodelle unter Druck gesetzt und erhöhen den zeitlichen Stress imens. Die Rahmenbedingungen sind bei mir persönlich perfekt. Alle Belange rund um das Thema Zeiterfassung sind optimal mit unserer Software abgedeckt - ich als Arbeitnehmer sowie mein Arbeitgeber sparen einige Zeit ein. Aber: Nicht nur die Rahmenbedingungen sind entscheidend. Es ist wichtig wie die Kollegen damit umgehen, wenn die Kinder wieder einmal krank sind, oder man morgens etwas später im Büro ist. Und: Letztlich ist die Einstellung des Arbeitgebers zu einer familienfreundlichen Auslegung des Flexibilitätsbegriffs maßgeblich entscheidend.