Funktionen der modernen, webbasierten Softwarelösung (SaaS)

Zeiterfassung ist die Kernfunktion von CheroKey. Erfassen Sie Ihre Zeiten einfach online – das ist Arbeitszeiterfassung einfach und sicher nach den aktuellen Standards. Arbeitszeiten können Sie auf zwei Arten eingeben: entweder manuell über einen herkömmlichen Stundenzettel (kommen – gehen – Pause) oder über die digitale Stempeluhr: bei Beginn einer Aufgabe wird eine Stoppuhr gestartet und wieder beendet, wenn die Aufgabe fertig ist. Damit haben Sie und Ihre Mitarbeiter die Stundenerfassung und Stundenabrechnung immer im Griff.

Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter können aus den Stundenzettel auf Projekte verbucht werden. Alternativ können Sie oder Ihre Mitarbeiter über die digitale Stempeluhr Zeiten direkt auf eines Ihrer Projekte buchen. Bei Beginn der Zeiterfassung kann jeder Mitarbeiter aus Projekten auswählen, für die er freigeschalten ist. Somit werden die geleisteten Zeiten sofort dem jeweils ausgewählten Projekt zugeschrieben. Projektcontrolling ist so zu jeder Zeit möglich und Sie haben Ihre Projektzeiten immer im Blick. Damit minimieren Sie den Aufwand für Ihr vorhandenes Projektmanagement und erleichtern Ihren Projektleitern das Projektcontrolling und die Projektabrechnung.

CheroKey unterstützt das Anlegen beliebig vieler Arbeitszeitmodelle. Gleitzeit, Kernarbeitszeit, verschiedene Teilzeitmodelle – der flexiblen Gestaltung sind hier keine Grenzen gesetzt. Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes, wie z.B. Pausenregelungen, sind in CheroKey selbstverständlich integriert. Somit sind Sie immer auf der sicheren Seite. Für die Umsetzung jedes angelegten Arbeitszeitmodells ist ein digitales Arbeitszeitkonto nötig. In diesem werden automatisch Soll- mit Ist-Stunden verrechnet. Dabei werden Feiertage, Wochenenden, Urlaubs- sowie Krankheitstage berücksichtigt. Die Mitarbeiter können über den Stundenzettel stets den aktuellen Stand ihres Arbeitszeitkontos einsehen: Gleitzeitstunden, genehmigter Urlaub sowie Resturlaub – alle wichtigen Daten sind auf einen Blick sichtbar.

Das Terminal verbindet das Verhalten einer klassischen Stempeluhr mit der Auswertung einer modernen Projektsteuerung. Über die Terminalverwaltung können Sie einzelne Terminals steuern und Zugriffsberechtigungen freischalten. Der Einsatz von Terminals liefert Ihnen die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter in Echtzeit. Die Vermeidung von möglichen Fehleingaben macht Terminals besonders effektiv.

CheroKey bietet einen ganzheitlichen Urlaubsworkflow. Ihre Mitarbeiter reichen ihre Urlaubsanträge digital ein, Vorgesetzte können diese entweder genehmigen, Änderungen durchführen oder Anmerkungen einfügen. Anhand des ausgewählten Arbeitszeitmodells und der hinterlegten Feiertage wird der genommene Urlaub vom Urlaubskonto abgezogen. Somit ist das Konto stets auf dem neuesten Stand und die Resturlaubstage sind sofort ersichtlich. Das erleichtert Ihnen die Urlaubsplanung und gibt Ihnen mehr Zeit für wichtigere Aufgaben.

In der Anwesenheitsübersicht werden Ab- und Anwesenheiten von Mitarbeitern durch farbliche Kennzeichnungen übersichtlich und aktuell dargestellt. Jeder Grund der Abwesenheit hat eine andere Farbe. So haben Sie und Ihre Führungskräfte jederzeit den Überblick wer zum aktuellen Zeitpunkt im Haus ist und welche Mitarbeiter aus welchen Gründen abwesend sind. CheroKey ist die perfekte Abwesenheitsverwaltung für Ihr Unternehmen. Ihre Mitarbeiter sehen die Abwesenheiten anonymisiert und erhalten so eine reine Anwesenheitsübersicht aller Kollegen.

Personalverwaltungssoftware für Ihre Personalverwaltung und Ihre Personalmanager: in der Benutzerverwaltung werden Daten der Mitarbeiter übersichtlich und strukturiert dargestellt. Mitarbeiterbezogene Daten wie Position, Abteilung, Vorgesetzter, Personalnummer sowie Urlaubsanspruch und Resturlaub, Vertragsmodalitäten, Kontakt- und Bankdaten stehen auf einen Blick für Sie und Ihre Führungskräfte bereit. So erhalten Sie von allen Mitarbeitern eine digitale Personalakte. Durch die Verbindung zur Zeiterfassung wird auch der aktuelle Gleitzeitstand angezeigt. Ihre Mitarbeiter haben ein eingeschränktes Recht der Benutzerverwaltung und erhalten so ein Adressbuch aller Mitarbeiter mit den entsprechenden Kontaktdaten.

Eine Unterteilung in Abteilungen ermöglicht eine Gruppierung des Personals. Jedem Mitarbeiter kann zudem eine Position zugewiesen werden. Es ist für Sie jederzeit ersichtlich, wie oft welche Positionen im Unternehmen besetzt sind und in welchen Abteilungen die jeweiligen Mitarbeiter arbeiten. Vorgesetzte und Stellvertreter können so einfach ermittelt werden.

In CheroKey können Sie verschiedenste Vertragsmodalitäten definieren, pflegen und verwalten und Ihren Mitarbeitern entsprechend zuweisen. Dadurch sind für Sie, Ihre Führungskräfte und Ihre Personalreferenten Probezeiten, Ein- und Austrittsdaten oder Kündigungsfristen jederzeit auf einen Blick ersichtlich.

Über die Rollenverwaltung von CheroKey können Sie verschiedene Rollen, die ein Benutzer des Systems annehmen kann, spielend leicht verwalten. Zusätzlich zu den drei vordefinierten Rollen - Manager, Teamleiter und Mitarbeiter - können Sie weitere Rollen, inklusive Berechtigungen, erfassen und hinterlegen. Es besteht die Möglichkeit, die vorhandenen Standard-Rollen mit zusätzlichen Rechten zu erweitern.

Über die Projektverwaltung können Sie Ihre Projekte einfach, übersichtlich und strukturiert dokumentieren. Ihre Mitarbeiter können Sie nach Bedarf den jeweiligen Projekten zuordnen. So behalten Sie stets den Überblick über Ihren Projektstatus und erkennen zu jeder Zeit, wann welche Aufwände für Ihre Projekte entstanden sind. Eine Unter- oder Überdeckung sehen Sie so auf einen Blick. Damit sind Sie immer aussagefähig und planungssicher. Die ideale Projektmanagementsoftware für Ihre Projektzeiterfassung.

Sie haben immer einen aktuellen Überblick über Ihre Projekttätigkeiten und die daraus resultierenden Projektzeiten. CheroKey erlaubt es Ihnen zu jeder Zeit den Projektfortschritt und die Ressourcenplanung einzusehen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Mit CheroKey arbeiten Sie immer strukturiert und zielorientiert. Kosten und Aufwandsgräber gehören so der Vergangenheit an. Mit dem Projektcontrolling sehen Sie und Ihr Projektmanagement sofort Ihre rentabelsten Projekte.

Ihre Kontakte sind mit das Wichtigste in Ihrem Unternehmen – mit dem Customer Relationship Management von CheroKey behalten Sie den Überblick. Über die Kundenverwaltung können Sie Ihre Kundendaten pflegen und einem Unternehmen zuordnen. Jedem Kontakt können Sie Gesprächsnotizen hinzufügen – wichtige Informationen gehen Ihnen somit nicht verloren. Alle Ihre Kundendaten befinden sich übersichtlich an einem Ort und stehen Ihnen immer auf einen Blick bereit. Mit CheroKey steht einer professionellen Kommunikation mit Ihren Kunden nichts im Weg!

Sie können mehrere Kunden auch in Unternehmen gruppieren. So können Sie leicht abrufen, welche Kontakte vom selben Unternehmen stammen. Von Vorteil ist diese Funktion auch dann, wenn Sie Aufträge von mehreren Abteilungen eines Unternehmens bearbeiten, deren Zahlungsvorgänge über eine zentrale Abteilung im Kundenunternehmen abgewickelt wird. Jedes angelegte Projekt können Sie natürlich einem Kunden bzw. Unternehmen zuordnen. Aufträge sind für Sie nachvollziehbar und transparent.

Mit CheroKey können Sie Kundendaten ganz einfach und bequem als CSV-Datei exportieren. Die Daten können mit einer beliebigen Tabellenkalkulationssoftware editiert werden und stehen Ihnen somit für unterschiedlichste Anwendungen des Büro-Managements, wie z.B. Serienbriefe, zur Verfügung. Schnittstellen zu gängigen Lohn- und Buchhaltungssoftware sind problemlos möglich.

Mit dem Auftrags- und Rechnungswesen verwalten Sie Ihre Aufträge und Rechnungen exakt und einfach. Aufträge und Rechnungen können Sie separat voneinander anlegen und verwalten, aber auch miteinander verbinden und verwalten. Mit dem Auftragsmanagement haben Sie stets den Überblick, welche Aufträge in Bearbeitung sind und welche bereits abgeschlossen wurden. Aufträge könne direkt mit einem Projekt verknüpft werden. Damit können Sie jederzeit die Aufwände für einen Auftrag einsehen. Sie und Ihre Führungskräfte oder Projektleiter haben das Budget immer vor Augen.

Sofort wissen was los ist: wurden die letzten Rechnungen bezahlt, wann wurden diese bezahlt, wie lauten die Zahlungsziele. Über die Abrechnungsansicht können Sie alle Informationen zu Rechnungen einsehen, bearbeiten, ausdrucken oder auch stornieren. Sind Rechnungen mit einem Auftrag oder Projekt verknüpft, können Sie direkt dorthin wechseln. So behalten Sie stets den Überblick.