Herausforderungen bei der Einführung einer cloudbasierten Zeiterfassung in kleinen und mittelständischen Unternehmen

Das Thema Zeiterfassung stellt bei der Gründung eines Unternehmens sowie in kleinen und mittelständischen Betrieben in aller Regel keine Priorität dar. Arbeitszeiten werden von Hand festgehalten, oft mithilfe eines klassischen Stundenzettels, oder mit Stundenzetteln in Excel festgehalten. Jedoch wachsen mit der Zeit die Komplexität und die Anforderungen – an das Unternehmen und so auch an die Zeiterfassung. Häufig stellt die Geschäftsleitung irgendwann fest, dass die manuelle Zeiterfassung eine Menge Zeit in Anspruch nimmt, zudem fehleranfällig und ungenau ist. Unternehmern stellt sich die Frage nach einer Alternative. Eine Lösung bietet das digitale Zeiterfassungssystem wie CheroKey – Zeiterfassung & Projektsteuerung, optimiert für die Ansprüche der Betriebsorganisation kleiner und mittelständischer Unternehmen.

Entscheidung für die digitale Zeiterfassung - was ist zu beachten?

Steht der Entschluss für eine digitale Zeiterfassung fest, müssen Gesetze und Regelungen beachtet werden, und nicht selten sieht sich die Unternehmensleitung mit einigen Schwierigkeiten bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems konfrontiert. Die Konformität mit gesetzlichen Vorgaben sowie die Akzeptanz der Mitarbeiter bilden die Basis für eine gelungene Umsetzung.

Im Bereich Gesetze & Regelungen müssen Unternehmer auf die Vorgaben des Landesdatenschutzgesetz und des Bundesdatenschutzgesetz¹ sowie des Kommunikationsgesetz² achten. Weiter muss das allgemeines Persönlichkeitsrecht berücksichtigt werden. Letztendlich sind erfasste Arbeitszeiten „personenbezogene Daten“, die sensibel behandelt werden müssen. Unternehmer müssen gegenüber ihren Mitarbeitern sicherstellen, dass diese nur zweckgebunden erfasst und verwendet werden und vor unbefugtem Einsehen geschützt werden³. Gesetzliche Vorgaben des Arbeitszeitgesetz⁴ wie zum Beispiel Pausenregelungen sind in CheroKey bereits implementiert.

Neben arbeitsrechtlichen Aspekten sollten auch mögliche Zweifel und Skepsis der Mitarbeiter im Vorfeld besprochen werden. In vielen Fällen gibt es Mitarbeiter im Unternehmen, die neuen Systemen und Prozessen gegenüber Bedenken verschiedenster Art haben. Diese können Hintergründe wie der Schutz der Privatsphäre haben, Bedenken zur Umsetzung oder auch Gefühle des Misstrauens hervorrufen. Wichtig ist hier, offen mit den Mitarbeitern zu kommunizieren und die Zweifel frühzeitig durch das Aufzeigen der Vorteile für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmerseite zu entkräften. Zum Zeitpunkt der Einführung kann es sehr hilfreich sein, die Tätigkeit der Zeiterfassung einige Zeit zu fokussieren und gegebenenfalls konkrete Hilfestellung zu bieten. Für einige Mitarbeiter stellt die Umstellung kein Problem dar, für andere gestaltet sich die Eingewöhnung an ein neues System schwieriger. Hier kann es sinnvoll sein, das System step-by-step einzuführen – beispielsweise zu Beginn nur die Zeiten zu erfassen und erst in einem zweiten Schritt Arbeitszeiten auf Projekte zu verbuchen. Mit CheroKey können Vorgesetze in dieser Zeit selbst einsehen, welche Mitarbeiter gut zurechtkommen, oder wo noch individuelle Hilfestellung nötig ist.

Vorteile einer digitalen Zeiterfassung

Eine digitale Zeiterfassung bietet nicht nur der Geschäftsführung oder Vorgesetzten eine Vielzahl an Vorteilen, auch Mitarbeiter profitieren. Eine einheitliche Lösung schafft zunächst allgemeingültige Rahmenbedingungen der Thematik der Zeiterfassung für alle, zudem sind digital erfasste Zeiten ein im Zweifel anerkannterer Leistungsnachweis als beispielsweise handschriftlich festgehaltene Stunden – es gibt nur wenig Spielraum für eventuelles Misstrauen.

Mit einem System wie CheroKey sind Arbeitszeiten flexibel gestaltbar. Durch Arbeitszeitkonten sind alle Arbeitszeitmodelle einfach und individuell abzubilden. Ein aktueller Überblick über Resturlaub oder Überstunden ist auf einen Blick ersichtlich. Ein digitaler Stundenzettel erleichtert Arbeitnehmern und Arbeitgebern die Transparenz der Arbeitszeiten.

Mitarbeiter erkennen durch das Buchen von Zeiten auf bestimmte Tätigkeiten oder Projekte eventuelle Zeitfresser und haben eine Grundlage um bestimmte Aufgaben zu reflektieren, Vorgesetzte hingegen haben einen besseren Einblick in die aktuellen Tätigkeiten ihrer Mitarbeiter und wissen so bei Bedarf schnell Bescheid.

Reicht Excel für Zeiterfassung und Projektsteuerung aus?

Gerade zum Zeitpunkt der Unternehmensgründung entscheiden sich viele Unternehmer für Excel um Arbeitszeiten zu erfassen. So viele Gründe auch für Excel sprechen, so gibt es genauso viele die dagegen sprechen. Eine manuelle Übertragung von Stundenzetteln ist sehr fehleranfällig, außerdem ist der Zeitaufwand unverhältnismäßig hoch. Excel ist zudem einfach nicht zeitgemäß: die heutigen Anforderungen sind, Lösungen auf Knopfdruck zu erhalten. Mit dem Wachstums des Unternehmens kommen auch Lösungen wie Excel zunehmend an die Grenzen der Einsatzfähigkeit, Anforderungen, Aufwand und Komplexität wachsen schließlich mit dem Unternehmen. Auch im Projektgeschäft ist Excel mit einer steigenden Anzahl an Projekten unzulänglich: eine korrekte Erfassung von Arbeitszeiten bildet die Basis für die Abrechnung geleisteter Stunden, gibt Einblick über Projektfortschritte, stellt eine Grundlage für realistische Angebote dar und stellt Daten für Analysen und Auswertungen bereit. Ein digitales System wie CheroKey – die online Lösung für Zeiterfassung und Projektsteuerung, verringert den Verwaltungsaufwand für Arbeitszeiterfassung enorm, schafft neue Freiräume und unnötiger Papierkram wird erheblich verringert.

CheroKey funktioniert – einfach und unkompliziert – so kann Zeiterfassung auch Spaß machen. CheroKey ist einfach einfach!