Kann man das Thema Zeiterfassung mit dem Schutz der personenbezogenen Daten vereinbaren?

In der Überprüfung unserer internen Vorgänge, die ich als Security Beauftragter regelmäßig durchführe, sind mir einige Themen begegnet, die interessante Fragen aufgeworfen haben. Trotz externen Datenschutzbeauftragten sind dennoch einige Themen bei mir, die sich mit seiner Arbeit überschneiden. Ich möchte mit diesem Artikel meine Ergebnisse mitteilen, da ich mir gut vorstellen kann, dass ähnliche Fragen auch in anderen Betrieben eine Rolle spielen.

Inwiefern darf der Arbeitgeber Zeit seiner Mitarbeiter erfassen?

Das ist sicherlich eine grundsätzliche Frage. Aber bevor ich tiefer in diese Thematik einsteige, sollte im ersten Zuge die Frage: „ Was genau sind Zeiterfassungsdaten“, beantwortet werden. In unserem Unternehmen werden folgende Zeiterfassungsdaten dokumentiert:

• Arbeitsbeginn
• Arbeitssende
• Pausenzeiten
• Urlaubszeiten
• Gleitzeit
• Überstunden
• Projektbezogene Zeitzuordnung

Was ein Unternehmen speichert muss durch die Betriebsvereinbarung geregelt werden. Denn wenn man das Arbeitnehmergesetz näher betrachtet kommt man auf folgende Grundlage:

Es gibt keine direkte Regelung was der Arbeitgeber erheben darf und was nicht. Wiederum steht der Schutz der Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter im Vordergrund. Das bedeutet, dass der Zweck der Speicherung sehr wohl bekannt sein muss und die Dokumentation der Speicherung muss nachvollziehbar niedergeschrieben werden. Das wird ganz klar durch den Arbeitnehmerdatenschutz geregelt.

Dabei hat die Zeiterfassung Vorteile für beide Seiten. Dazu zählen nicht nur die effiziente Gehalts- und Lohnabrechnung sondern auch die dadurch entstehende Transparenz der Arbeits- und Fehlzeiten. Es ist also eine Frage die beide Seiten einvernehmlich entscheiden.

Darf man Uhrzeiten runden?

Es wird zu diesem Thema dem ein oder anderen Mitarbeiter der Gedanke kommen solange es in Summe nicht negativ für die Firma ist, kommt es auf eine Minute oder ein paar Minuten hin oder her nicht an. Diese Denkweise ist aber mit Blick auf die Gesetzeslage etwas naiv. Die Zeiterfassung wird im Zweifelsfall ganz genau betrachtet. Nachweisliche Abweichungen können eine fristlose Kündigung zur Folge haben. Es handelt sich nämlich um einen Vertrauensbruch und man spricht von einer vorsätzlichen Täuschung. Jetzt wird kein Arbeitgeber die Überstunden die zu Gunsten der Firma laufen bemängeln, aber um auf der gesetzlich sicheren Seite zu sein, sollten die Zeiten genau eingetragen werden. Als Beispiel ein Urteil des Arbeitsgerichtes¹.

Dürfen Schichtplanungen öffentlich ausgehängt werden?

Bei dieser Frage kommt es darauf an, was die Schichtpläne beinhalten und wer Zugang dazu hat. Werden keine Angaben gemacht die Rückschlüsse auf einen Mitarbeiter machen z.B. eine Anonymisierung oder Pseudonymisierung wurde durchgeführt, dann ist das Aushängen der Schichtpläne unproblematisch. Sind aber solche Informationen enthalten und für sämtliches Personal zugänglich, dann muss es schriftlich von jedem Mitarbeiter genehmigt werden.

Welche Verpflichtungen hat der Arbeitgeber hinsichtlich Zeiterfassung?

Der Arbeitergeber muss sich grundsätzlich an die geltenden Arbeitnehmerdatenschutzgesetz bzw. die allgemein gültigen Datenschutzgesetze halten. Das heißt die Regeln für was und wo gespeichert wird beachten. Des Weiteren ist der Arbeitgeber durch das Arbeitszeitgesetz§ 16 verpflichtet die Zeiterfassungsdaten für 2 Jahre aufzubewahren. Es gibt für Bereiche wie den Steuerdaten auch abweichende Regeln bzgl. der Speicherdauer, die in unserer Firma aber nicht zum Einsatz kommen.

Erfassung der Raucherzeiten

Generell gilt, dass Rauchen wird während der Arbeitszeit als privat, also als Pausenzeit eingestuft. Das bedeutet nicht automatisch, dass der Arbeitgeber die Raucherzeiten erfassen darf oder kann. Aber er kann darauf bestehen, dass die Zeit als Pausenzeit gestempelt wird. Die Raucherzeit ist mit einem privaten Einkauf oder Telefonat gleichzusetzen.